En la actualidad, la gran cantidad de información que genera una compañía obliga a la utilización de un sistema moderno, continuo, confiable y seguro para la introducción y la consulta de datos, que resuelva las necesidades de diálogo, capacitación y motivación del personal, y provea beneficios concretos para crear un clima de comunidad dentro la organización. Ese sistema se llama intranet.

De acuerdo con Miguel Reyes Zanetti, catedrático de Gestión de Recursos Humanos de la Universidad de Ciencias Aplicadas, cuando se implementa y desarrolla de manera correcta, la intranet es una excelente herramienta de apoyo en procesos de integración y comunicación, además puede funcionar como una base de datos sostenibles.

En todo lugar
Aunque para el caso corporativo, es calificada como un instrumento logístico y funcional de negocios —aplicaciones de captura, informes y consultas—, la intranet (o red interna) es más que eso. Está creada para desarrollar sus propios sistemas con la misma interfase de la internet, a la que solo pueden ingresar los trabajadores y está protegida por softwares (cortafuegos) que evitan ataques y accesos no autorizados. Puede utilizarse como medio para difundir información, incentivar la interacción entre colaboradores, sistematizar documentos como planillas y controles de asistencia, entre otros servicios. A diferencia de la internet, la red interna —como su nombre sugiere— se desarrolla y utiliza solo dentro de la organización, y su contenido no es público, sino personalizado, llegando a presentar módulos para las distintas necesidades de la compañía. No obstante, al utilizar el mismo protocolo de la internet TCP/IP, es posible transferir datos, es decir que un empleado puede conectarse a la red interna desde cualquier parte del mundo.

Ahora bien, es importante que, antes de su implementación, la empresa defina los parámetros y los usos de la intranet. Del mismo modo, es indispensable contar con la participación activa de los colaboradores que tendrán acceso a la red. Ellos deberán apoyar en la etapa de la definición de los módulos, para asegurar que asuman, posteriormente, roles específicos en la administración de la data, asegurando su continuidad. Además, para explotar al máximo sus bondades, la intranet deberá ser diseñada para facilitar una navegación dinámica y un acceso rápido para una oportuna funcionalidad.

Ventajas a varios niveles
Los directivos no pueden ser los únicos conocedores de los objetivos a corto y largo plazo de una compañía, pues todo el personal en conjunto tiene que cooperar para su consecución. En esa línea, la intranet puede aperturar y agilizar el diálogo entre todos los distintos departamentos, transmitiendo los principios, las metas y los valores de la empresa en la búsqueda de su consolidación. Conforme el colaborador perciba una red viva y activa, que ayuda al conocimiento de las diferentes áreas y permita el libre intercambio de ideas, se irá afianzando una cultura corporativa cohesionada y sólida.

Otro elemento que le da un valor agregado a esta herramienta es la descentralización de procesos, pues, por ejemplo, permite a los propios trabajadores conocer la situación de sus boletas, beneficios sociales y vacaciones, democratizando sus potestades y aligerando, de paso, la labor del área de Recursos Humanos. Además no hay que dejar de lado su aspecto informativo y social: intranet es el lugar perfecto para publicar informes semanales, memorandos, tablones de anuncios, mensajería instantánea y salas de conversación moderadas por un usuario con los privilegios correspondientes.

Todos unidos
En varias publicaciones sobre management moderno, la red interna aparece muy ligada con la motivación y el bienestar personal. Esto no es casualidad: en ella se pueden difundir promociones internas, concursos, foros de discusión y otras actividades, invitando a las personas a participar del sistema y estimular la interacción colectiva.

Al mismo tiempo, afirma el catedrático Reyes Zanetti, “la intranet posibilita la atención de dudas, inquietudes, procesos de bienestar e, incluso, la atención inmediata de reclamos, haciendo sentir que la organización realmente se interesa por la persona”. Todo ello, por supuesto, contribuye a desarrollar un ambiente de trabajo confortable, dinámico y proactivo.