La liquidación supone la determinación de los beneficios sociales a los que tiene derecho el trabajador con ocasión de su cese, tales como vacaciones y gratificaciones truncas y compensación por tiempo de servicios (CTS) pendiente de depósito; además de los impuestos y aportes a los que dichos beneficios están afectos, salvo el caso de la CTS, libre de todo tributo. Asimismo, pueden incluirse las deudas que el empleador mantenga con el empleado por otros beneficios laborales, como, por ejemplo, la remuneración e indemnización por el descanso vacacional no disfrutado.

El empleador tiene un plazo de 48 horas para cancelar los beneficios sociales. Vencido dicho plazo, se aplican intereses legales a cualquier pago extemporáneo. Dicha liquidación debe recogerse en un documento en el que se detallen todos los beneficios a ser cancelados. La firma del trabajador en dicho documento le da calidad de comprobante de pago. Vale resaltar que si el trabajador no cobra sus beneficios sociales, el empleador tiene la posibilidad de consignar el pago judicialmente.

Es posible que, con ocasión del cese, el empleador decida pagarle beneficios adicionales. Si paga una gratificación extraordinaria como una liberalidad, y en el documento se precisa que se entrega de conformidad con el artículo 57 de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios o con las normas del Código Civil, dicho monto solo estará afecto al impuesto a la renta de quinta categoría y podrá ser compensado con aquellos que un juez laboral pudiera ordenar pagar con ocasión de una demanda del trabajador. En el caso de un cese por mutuo acuerdo, los jueces entienden que la gratificación entregada funciona como un incentivo de renuncia y, por tanto, no le reconocen naturaleza compensable.

De igual manera, el empleador puede estar obligado a pagar una in­dem­ni­za­ción en caso el trabajador haya sido despedido arbitrariamente. En este pun­to, el cobro de esta reparación excluye la posibilidad de que el trabajador demande su reposición en el centro de labores en un proceso de amparo.

Al momento de cancelar la liquidación, hay que tener presente los man­da­tos judiciales de retención por un eventual pago de alimentos. Si la dis­po­si­ción alcanza a los beneficios que se están liquidando, el empleador de­be cumplir con el mismo o será responsable del pago. Es posible también que, al momento del cese, el trabajador tenga deudas con el empleador pro­duc­to de préstamos o adelantos. Si es así, el empleador puede com­pen­sar dicha deuda con el monto de la CTS que deba pagar directamente.

Finalmente, junto con la liquidación, el empleador debe entregar al tra­ba­ja­dor una carta dirigida a la entidad depositaria de la CTS, acreditando su cese, a fin de que pueda retirar su depósito. Asimismo, entregará el certificado de retenciones del impuesto a la renta de quinta categoría.